Viestintäsuunnitelma

 

 

A)

YRITYKSEN ARVOJA KOSKEVA VIESTINTÄSUUNNITELMA

Tehtävässä on tarkoitus luoda 60 henkilön yritykselle arvojen uudistukseen liittyvä viestintäsuunnitelma. Tehtävän tarkoitus on vastata, että kenelle kaikille viestitään, mitä viestitään, miksi viestitään, missä kanavissa viestitään, milloin viestitään, kuka mistäkin viestintäaktiviteetista vastaa ja millä mittareilla onnistumista mitataan. Yritys on luomassa uuden arvopohjan, johon työntekijät on tarkoitus sitouttaa. Muutosprosessin viestimiseen on aikaa henkilöstölle kaksi kuukautta, jonka jälkeen uusi arvopohja julkistetaan asiakkaille ja yrityskumppaneille.

 

Organisaatio

 

Yritys: HR Makers Oy

Henkilöstö: 60 henkilöä

Toimiala: Henkilöstön rekrytointi ja vuokraus

 

Strateginen muutosviestintäsuunnitelma

 

1. Viestinnän tavoitteet

 

Luoda viestinnän uuden arvopohjan lanseeraus yrityksen intranetissä joustavasti ja sujuvasti sitouttaen.

 

2. Viestinnän seuranta (mittarointi) ja vastuuhenkilöt

 

Viestinnän avulla seurataan, että miten henkilöstö sitoutuu annettuihin tavoitteisiin ja yrityksen uuteen arvomaailmaan.

Viestinnän vastuuhenkilöinä toimivat viestintävastaava, toimitusjohtaja sekä johtoryhmä, joihin kuuluvat toimitusjohtajan lisäksi henkilöstöjohtaja, myynti ja markkinointijohtaja sekä kehitysjohtaja. Henkilöstön kanssa tullaan käymään keskusteluja siitä, miten arvomaailma toteutuu heidän työssään yhteisten työpajojen sekä webropol survey -kyselyn avulla.

Viestintäsuunnitelman jokaiselle arvolle annetaan kaksi viikkoa sitouttamisaikaa ennen uuden arvon julkistusta. Kahden viikon aikana käydään keskusteluja miten arvopohja toteutuu heidän työssään ja lopuksi järjestetään kesäkuussa yhteinen arvokysely webropol survey -työkalua hyödyntäen.

 

3. Kohderyhmät

 

Johtoryhmä

 

Johtoryhmälle viestitään muutosprosessin vaiheista ensimmäisenä, josta viesti lähtee kohdennetusti eri tiimien esimiehille ja heidän alaisilleen.

 

Kaikkien tiimien esimiehet

 

Tiimien esimiehet saavat työskentelypaketin muutosprosessista, jonka avulla he voivat käydä keskusteluja muiden työntekijöiden kanssa.

 

Muut työntekijät/myyjät/assistentit

 

Työntekijät saavat viestintää tiimiensä esimiehiltä, sekä yrityksen käyttämästä intranetistä.

 

4. Muutosprosessin uudet arvot

Viestintä tehdään uusien arvopohjien läpikäymiseksi. Ideana on saada työntekijät samaistumaan yrityksen uuteen arvopohjaan.

 

Arvot

Jatkuva kehittyminen

Toisten kunnioittaminen

Vastuullisuus

 

5. Kumppanit

Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille tullaan viestimään arvopohjasta ja muutosprosessista kahden kuukauden työntekijöiden perehdyttämisen jälkeen.

 

6. Kanavat

Työntekijöille viestimisessä tullaan käyttämään pääsääntöisesti:

Intranettiä ja sieltä luettavaa arvopohja blogia

Muutosprosessin viestimiseen koko henkilöstölle järjestetään kolme työpajakeskustelua, joissa yhdessä käydään läpi arvopohjan toteutuminen työntekijöiden päivittäisessä työssä. Lopuksi järjestetään survey -kysely, jonka tavoitteena on mittaroida viestinnän suunnitelmallisuutta, läpinäkyvyyttä, käytännön toteutusta ja onnistumista.

 

7. Käytännön toteutus ja suunnitelma

Sisäisessä intranetissä viestinnän vastuuhenkilö julkaisee arvopohjan aikataulun mukaisesti ja käy tiivistaä blogikeskustelua aiheesta toimitusjohtajan ja johtoryhmän antamien ohjeiden mukaisesti.

Strateginen viestintäsuunnitelma

Arvot	Kehittyminen	Kunnioittaminen	Vastuullisuus
Tavoite	Uudet arvot/ jalkautus	Uudet arvot/ jalkautus	Uudet arvot/ jalkautus
Luonne	Virallinen ja vapaamuotoinen	Virallinen ja vapaamuotoinen	Virallinen ja vapaamuotoinen
Kenelle viestitään	Sisäinen henkilöstö	Sisäinen henkilöstö	Sisäinen henkilöstö
Mitä viestitään	Itsensä kehittämisestä ja kehittymisestä	Eettisyys, kunnioitus ja arvostus	Taloudellinen, sosiaalinen ja ekologinen vastuu
Miksi viestitään	Osana uutta arvopohjaista viestintästrategiaa	Osana uutta arvopohjaista viestintästrategiaa	Osana uutta arvopohjaista viestintästrategiaa
Missä kanavissa viestitään	Intranet	Intranet	Intranet
Milloin viestitään	16.4-30.4.2020	1.5.-15.5.2020	16.5-31.5.2020
Kuka vastaa	Viestinnän vastuuhenkilö, Toimitusjohtaja	Viestinnän vastuuhenkilö, Toimitusjohtaja	Viestinnän vastuuhenkilö, Toimitusjohtaja
Millä mitataan	Työpajat, kyselytutkimus	Työpajat, kyselytutkimus	Työpajat, kyselytutkimus

(Juholin 2013, 149). 

Lähteet:

Juholin, E. 2013. Communicare!. Kasva viestinnän ammattilaiseksi. Vitale Oy. Kopijyvä.

Viestijät. 2017. Miksi viestintää mitatataan. Luettavissa: https://viestijat.fi/miksi-viestintaa-mitataan/#629b49df. Luettu: 9.10.2020

B)

Hyvä uutinen sisältää aina yhden uutisen eli yhden kärjen. Useammat kärjet vievät uutiselta tehoa, jolloin niistä on hyvä laatia omat tiedotteensa. Hyvä otsikko houkuttelee ja puhuttelee, huono karkottaa. Hyvästä tiedotteesta löytyy aina lähettäjän nimi, tiedotteen luonne, päiväys, otsikko, ingressi, teksti ja lisätiedot. (Lohtaja-Ahonen & Kaihovirta-Rapo. 2012, 95, 97, 99, 101).

HR Makers Oy

Henkilöstöuutinen

1.4.2020

Organisaatiot sisäiset arvot uudistuvat!

HR Makersin arvot uudistuvat asteittain 16.4.2020 alkaen.

Uudistuksen tavoitteena on kirkastaa uudet arvot henkilöstölle ja samalla sujuvoittaa uusien arvojen omaksumista joustavasti ja tehokkaasti sisäistä intranet blogia, työpajoja ja kyselytutkimusta hyödyntäen.

Uusille arvoille annetaan sopeuttamisaikaa kaksi viikkoa ja noiden kahden viikon aikana on tarkoitus käydä aktiivista vuoropuhelua niin esimiesten kuin työntekijöidenkin kesken mitä uudet arvot käytännössä tarkoittavat.

Ulkoisille sidosryhmille ja asiakkaille tiedotetaan uusista arvoista henkilökunnan arvouudistuksen jälkeen seuraavan kahden kuukauden aikana.

Lisätietoja: 

Joonas Johtaja / toimitusjohtaja

joonas.johtaja@hrmakers.fi

p.0101234589

Veera Viestijä / viestinnän vastuuhenkilö

veera.viestija@hrmakers.fi

p.0101234567

 

Lähteet:

Lohtaja-Ahonen, S. & Kaihovirta-Rapo, M. 2012. Tehoa työelämän viestintään. Sanoma Pro. Helsinki.

C)

Viestintäsuunnitelman arvojen lyhyt videoesitys.